Большая техническая энциклопедия
2 3 6
A N P Q R S U
А Б В Г Д Е Ж З И К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Э Ю Я
ЭВ ЭК ЭЛ ЭМ ЭН ЭР ЭС ЭТ ЭФ

Электронный документ

 
Электронный документ - документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена ЭЦП или УД.
Электронный документ, распространяемый с этим пакетом.
Электронные документы не ограничены текстовым содержанием или, более точно, статической информацией. Они могут содержать рисунки, музыкальные записи, голосовые сообщения, видеоролики. Любая информация, представимая на компьютере, может быть использована в электронном документе. И наоборот, полноценный мультимедийный документ может быть создан только в электронной форме.
Для электронных документов угроза утраты конфиденциальной информации особенно опасна, так как факт кражи информации практически трудно обнаружить.
Целостность электронного документа означает, что в него не были внесены несанкционированные изменения и он не был искажен в результате повреждений машинных носителей и сбоев программно-технических средств при обработке электронного документа или передаче его по каналам связи.
Многие электронные документов являются интерактивными. Интерактивный документ отличается от обычного тем, что порядок работы с документом определяется не только пользователем, но и создателем документа.
Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты.
Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная на управленческую деятельность.
В электронном документе можно создать гиперссылки, позволяющие связать в одно целое данные из разных источников.
В интерактивных электронных документах он позволяет использовать такие средства, как гиперссылки и макросы, а также применять объекты, вставленные в эти документы.
Существуют комплекты электронных документов, позволяющие поставщикам и их клиентам обмениваться информацией, необходимой для управления товарно-материальными запасами. Американский нефтяной институт ( American Petroleum Institute) и другие промышленные группы быстро внедрили систему обмена данными в нефтяную отрасль.
Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Действительно, содержать информацию в компьютере значительно удобнее, нежели на бумаге: в любой момент данные можно изменить, дополнить и распечатать нужное количество копий.
При подготовке электронных документов, распространяемых в формате Microsoft Word, размер шрифта выбирают, исходя из разрешения экрана. В настоящее время наиболее распространены компьютеры, видеоподсистема которых настроена на экранное разрешение 800x600 точек или 1024x768 точек. Для этих параметров целесообразно готовить электронные документы с размером шрифта 12 пунктов. На этот размер по умолчанию настроены последние версии процессора Microsoft WordXP. Версия Microsoft Word 97 была настроена по умолчанию на размер экранного шрифта 10 пунктов, но практика показала, что он неудобен.
Процесс создания электронных документов во многом зависит от типа, объема и качества источников исходных документов, которые изначально лежат в основе создаваемых полнотекстовых ресурсов. Для нескольких наиболее распространенных типов документов специалистами ОмКБК разработаны технологические цепочки процессов преобразования исходных документов в такой вид, который позволяет эффективно разместить их в сети Интернет и организовать удобный доступ читателей к информационным ресурсам. Полнотекстовые ресурсы ОмКБК представляют собой как отдельные электронные документы, размещенные на серверах членов консорциума, так и документы, объединенные в электронные коллекции или сборники.
Формирование концепции электронного документа в современном представлении связано с появлением графического интерфейса пользователя для взаимодействия с компьютером и электронных технологий обработки изображений. В первую очередь это касается разработки теоретических подходов и практических методов для перевода обширной информации на бумажных носителях в электронную форму.

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.
Система управления электронными документами ( Electronic Document Management System, EDMS) - это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электронных документов.
Система манипулирования электронными документами - это специфичная часть системы управления, более других ориентированная на управленческую деятельность.
Процедуры манипулирования электронными документами целесообразно рассматривать интегрированно, совместно с процедурой создания документов, то есть в составе комплексных систем управления документами.
В настоящее время электронные документы могут включать в себя гипертекстовые связи, текстовые и графические объекты, такие, как графики, рисунки и фотографии, а также объекты более сложной структуры, например, активные объекты в документах системы Internet, инициирующие выполнение тех или иных программ, что позволяет комбинировать структурированную и неструктурированную информацию в одном документе. Обработка электронных документов является одной из наиболее важных задач в современных локальных и глобальных информационных сетях.
Защита юридической значимости электронных документов оказывается необходимой при использовании систем и сетей для обработки, хранения и передачи информационных объектов, содержащих в себе приказы, платежные поручения, контракты и другие распорядительные, договорные, финансовые документы. Их общая особенность заключается в том, что в случае возникновения споров ( в том числе и судебных) должна быть обеспечена возможность доказательства истинности факта того, что автор действительно фиксировал акт своего волеизъявления в отчуждаемом электронном документе. Для решения данной проблемы используются современные криптографические методы проверки подлинности информационных объектов, связанные с применением так называемых цифровых подписей. На практике вопросы защиты значимости электронных документов решаются совместно с вопросами защиты компьютерных информационных систем.
В исследуемом корпусе электронных документов наиболее часто встречающиеся ошибки - это неправильное написание или некорректная транслитерация: Tetis вместо Tethys, Beloe More вместо the White Sea, Rostov - na - Donu, а не Rostov - on - Don.
В условиях использования электронных документов информационная функция вузовских библиотек смещается от владения информационными ресурсами к обеспечению доступа к ним.
Любая операция с электронным документом, выполняемая как в службе КД, так и пользователями, подлежит фиксированию в учетной форме, машинном журнале и подтверждается подписью одного или двух сотрудников.
Программные системы управления электронными документами имеют открытый программный интерфейс ( Application Program Interface - API), что позволяет наращивать функции работы с документами, встраивать эти функции в прикладное программное обеспечение функционального назначения.
Любая операция с электронным документом, выполняемая как в службе КД, так и пользователями, подлежит фиксированию в учетной форме, машинном журнале и подтверждается подписью одного или двух сотрудников.
Первые системы управления электронными документами были созданы на базе традиционных ИПС.
Система манипулирует не только электронными документами, но может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы.
Данные, вводимые в электронный документ, можно сохранить и как отдельную запись базы данных в текстовом формате. Для этого делается специальная настройка в команде меню Сервис Параметры: на вкладке Сохранение указывается Сохранять только данные для форм.
Архив предназначен для хранения электронных документов с описаниями результатов российских исследований по экономике и социологии и организации к ним доступа через Интернет. АРДЭС - онлайновый сервис, позволяющий исследователям размещать результаты своей работы в сети Интернет.

Электронный учебник состоит из электронных документов.
Пример документа, содержащего поля формы. В качестве примера создания электронного документа, содержащего поля формы, рассмотрим Недельный табель.
Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в обозримом будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы. Тем не менее, электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в ближайшем будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы. Но электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством докумен-тационного обеспечения управления.
Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в обозримом будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы. Но электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством доку-ментационного обеспечения управления.
Принципы и направления движения конфиденциальных традиционных и электронных документов в аппарате управления фирмы едины при использовании любой технологической системы обработ - ки и хранения документов. Методы работы с документами меняются, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется.
Реализация системы доступа к традиционным и электронным документам основывается на анализе их содержания, которое является главным критерием однозначного определения, кто из руководителей, кому из исполнителей ( сотрудников), как, когда и с какими категориями документов разрешит ознакомиться или работать.
Камеи нова - М.Н. Управление электронными документами: течно-логии и решения.
Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.
Допустим, клиенту нужен архив электронных документов. Как ему определить, какой именно из ресурсов является архивом. Другими словами: как клиент может выбрать необходимый ресурс из списка всех доступных ресурсов.
Основу поискового аппарата формируемого фонда электронных документов составляет вышеупомянутая реферативная база данных, что позволяет выявлять необходимые документы как по основным элементам библиографического описания ( автор, название публикации и др.), так и по терминам из текста реферата. Используемый подход к выявлению требуемых документов представляет золотую середину между поиском только по элементам библиографического описания публикаций и навигацией по их полным текстам.
Архивирование - создается архив всех электронных документов, который привлекается для сравнения при возникновении спорных ситуаций.
 
Loading
на заглавную 10 самыхСловариО сайтеОбратная связь к началу страницы

© 2008 - 2014
словарь online
словарь
одноклассники
XHTML | CSS
Лицензиар ngpedia.ru
1.8.11